T’ajudem a escollir el software informàtic idoni per a la teva empresa
Sabem que el moment d’escollir eines informàtiques de suport per la teva organització és un moment crucial en la vida de tota empresa. Per aquest motiu, Infoself Group posa a la teva disposició a professionals qualificats i amb una llarga experiència en el sector perquè t’acompanyin i t’assessorin en totes les fases del procés.
Des d’Infoself Group t’assessorem i t’acompanyem durant la implantació de qualsevol software informàtic
Què són les consultories per obtenir un RFP?
Són jornades de treball que realitzen els nostres consultors especialitzats, on analitzen els circuits de gestió a l’empresa així com els procediments que es segueixen en les diferents àrees per tal d’optimitzar-los documentar-los. Aquestes consultories es realitzen a les dependències del client per tal d’obtenir els requeriments que ha de complir la solució informàtica (RFP).
Quin és el seu objectiu?
L’objectiu d’aquesta consultoria, malgrat que molts empresaris creguin el contrari, és un estalvi significatiu dels costos humans a l’hora de fer l’elecció d’una eina. Disposarà d’una documentació a lliurar als diferents fabricants d’un programari on s’explica el funcionament de l’empresa, així com els seus processos crítics. L’impacte aconseguit és molt positiu, ja que tant les demostracions com els pressupostos dels fabricants s’adapten a les necessitats documentades en el RFP sense possibilitat d’ometre cap requisit imprescindible.
A on està l’estalvi?
Suposem que volem canviar d’ERP i per realitzar aquest canvi truquem a quatre fabricants. Al mateix temps, impliquem als responsables dels departaments clau en la nostra empresa que podrien ser: compres, vendes, comptabilitat i producció. Quatre fabricants implicarà que farem front a: quatre primeres visites, quatre demostracions de producte, quatre pressupostos diferents, desenes de trucades entre la demostració i la presentació de l’oferta per resoldre dubtes a més del corresponent intercanvi de correus electrònics. Posteriorment, quatre presentacions d’ofertes i atenció a les trucades i correus pel tancament de l’operació.
Si quantifiquem tot aquest procés, comprovarem que la inversió d’hores dels usuaris clau que han d’estar en el procés de validació i valoració és molt alt. El cost d’oportunitat de cada treballador que està en el procés és molt valuós com per invertir-lo en aquest procés, que a més mai respondrà a una homogeneïtat en els criteris valorats.
Si externalitzem aquest procés, es garanteix l’èxit de l’elecció d’una solució informàtica, al mateix temps que es redueix moltíssim el temps d’implementació per part del fabricant, perquè l’integrador, coneixerà des del principi a què s’enfronta i quins són els requeriments que ha de complir i pels quals el valoraran.
Finalment l’integrador serà capaç de dimensionar la partida de serveis de forma més encertada, obtenint finalment un projecte amb els costos controlats i sense sorpreses.
En resum el ROI obtingut és òptim.
Com funciona?
Ara imaginem-nos que contractem 40 hores d’un consultor especialista en ERP per realitzar un RFP.
Aquest consultor farà una primera reunió de briefing amb tot l’equip i després passarà i estarà unes hores amb els responsables de cada departament. Prendrà decisions i demanarà informació sobre procediments habituals, crítics i excepcionals i els documentarà.
Una vegada realitzada la documentació, l’enviarà a cada un dels responsables perquè revisi la seva part i doni el seu consentiment. Un cop validat i acceptat el RFP, el consultor, en funció de la seva experiència i el coneixement del mercat triarà tres solucions que compleixin amb les especificacions i els hi enviarà el document perquè preparin demostració, acord al què es necessita.
Els tres fabricants faran la demostració de producte partint de la mateixa informació i el seu interlocutor sempre serà el consultor, no el client.
Hem vist les tres demos i és hora de deixar-ne una. De les tres escollirem la que menys encaixi i la descartarem segons un sistema de puntuació acceptat i ponderant els aspectes més rellevants.
Els dos finalistes els convidarem a que enviïn la seva millor oferta i els demanarem referències per poder contrastar la seva eficiència i experiència. Les visites i/o contacte amb les referències les farà el consultor amb coordinació amb el client, mai amb el fabricant.
En cas que alguna solució tingui una mancança i calgui anar a buscar una solució vertical alternativa externa integrada amb el ERP, serà feina del consultor proposar-ho ja que el fabricant mai fa aquest exercici (quan parlem de mòduls complementaris a l’ERP com SGA, CRM, MRP, etc.. es donen aquestes casuístiques mixtes on el consultor “neutre” ens dona mes garanties que el fabricant de l’ERP)
El client ara té totes les eines per poder decidir quin dels dos finalistes durà a terme el projecte.
Conclusions
En resum, es tracta de fer un exercici de mirar cap a dins, analitzar els processos i procediments de l’empresa i documentar-los. Farem que totes les demostracions de producte i ofertes siguin homogènies. Contrastem l’experiència del fabricant, visitant o trucant als seus clients i decidirem tenint tota la informació possible a les nostres mans.
- Fer un RFP no és un cost afegit, és un estalvi a futur.
- Fer un RFP garanteix comparar proveïdors en igualtat de condicions.
- Fer un RFP permet explorar solució mixta
- Fer un RFP fa el procés de selecció d’ERP molt més fàcil per a tothom.