Te ayudamos a elegir el software informático idóneo para tu empresa

Sabemos que el momento de escoger herramientas informáticas de apoyo para tu organización es un momento crucial en la vida de toda empresa. Por este motivo, Infoself Group pone a tu disposición a profesionales cualificados y con una larga experiencia en el sector para que te acompañen y te asesoren en todas las fases del proceso.

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¿Qué son las consultorías para obtener un RFP?


Son jornadas de trabajo que realizan nuestros consultores especializados, donde analizan los circuitos de gestión en la empresa así como los procedimientos que se siguen en las diferentes áreas a fin de optimizarlos documentarlos. Estas consultorías se realizan en las dependencias del cliente con el fin de obtener los requerimientos que debe cumplir la solución informática (RFP).

¿Cuál es su objetivo?


El objetivo de esta consultoría, a pesar de que muchos empresarios crean lo contrario, es un ahorro significativo de los costes humanos a l’hora de fer l’elecció d’una eina. Disposarà d’una documentació a lliurar als diferents fabricants d’un programari on s’explica el funcionament de l’empresa, així com els seus processos crítics. L’impacte aconseguit és molt positiu, ja que tant les demostracions com els pressupostos dels fabricants s’adapten a les necessitats documentades en el RFP sense possibilitat d’ometre cap requisit imprescindible.

Dónde está el ahorro?


Suposem que volem canviar d’ERP i per realitzar aquest canvi truquem a quatre fabricants. Al mateix temps, impliquem als responsables dels departaments clau en la nostra empresa que podrien ser: compres, vendes, comptabilitat i producció. Quatre fabricants implicarà que farem front a: quatre primeres visites, quatre demostracions de producte, quatre pressupostos diferents, desenes de trucades entre la demostració i la presentació de l’oferta per resoldre dubtes a més del corresponent intercanvi de correus electrònics. Posteriorment, quatre presentacions d’ofertes i atenció a les trucades i correus pel tancament de l’operació.

Si quantifiquem tot aquest procés, comprovarem que la inversió d’hores dels usuaris clau que han d’estar en el procés de validació i valoració és molt alt. El cost d’oportunitat de cada treballador que està en el procés és molt valuós com per invertir-lo en aquest procés, que a més mai respondrà a una homogeneïtat en els criteris valorats.

Si externalizamos este proceso, se garantiza el éxito de la elección de una solución informática, al tiempo que se reduce muchísimo el tiempo de implementación por parte del fabricante, para que el integrador, conocerá desde el principio a que se enfrenta y cuáles son los requerimientos que debe cumplir y por los que el valorarán.
Finalmente el integrador será capaz de dimensionar la partida de servicios de forma más acertada, obteniendo finalmente un proyecto con los costes controlados y sin sorpresas.
En resumen el ROI obtenido es óptimo.

¿Cómo funciona?


Ahora imaginemos que contratamos 40 horas de un consultor especialista en ERP para realizar un RFP.

Este consultor hará una primera reunión de briefing con todo el equipo y después pasará y estará unas horas con los responsables de cada departamento. Tomará decisiones y pedirá información sobre procedimientos habituales, críticos y excepcionales y los documentará.

Una vez realizada la documentación, la enviará a cada uno de los responsables para que revise su parte y dé su consentimiento. Una vez validado y aceptado el RFP, el consultor, en función de su experiencia y el conocimiento del mercado elegirá tres soluciones que cumplan con las especificaciones y los enviará el documento para que preparen demostración, acuerdo al que se necesita.

Los tres fabricantes harán la demostración de producto partiendo de la misma información y su interlocutor siempre será el consultor, no el cliente.

Hemos visto las tres demos y es hora de dejar una. De las tres escogeremos la que menos encaje y la descartaremos según un sistema de puntuación aceptado y ponderando los aspectos más relevantes.

Los dos finalistas les invitaremos a que envíen su mejor oferta y los pediremos referencias para poder contrastar su eficiencia y experiencia. Las visitas y / o contacto con las referencias las hará el consultor con coordinación con el cliente, nunca con el fabricante.

En caso de que alguna solución tenga una carencia y haya que ir a buscar una solución vertical alternativa externa integrada con el ERP, será trabajo del consultor proponerlo ya que el fabricante nunca hace este ejercicio (cuando hablamos de módulos complementarios al ERP como SGA , CRM, ERP, etc .. se dan estas casuísticas mixtas donde el consultor "neutral" nos da más garantías de que el fabricante del ERP)

El cliente ahora tiene todas las herramientas para poder decidir cuál de los dos finalistas llevará a cabo el proyecto.

Conclusiones


En resumen, se trata de hacer un ejercicio de mirar hacia dentro, analizar los procesos y procedimientos de la empresa y documentarlos. Haremos que todas las demostraciones de producto y ofertas sean homogéneas. Contrastamos la experiencia del fabricante, visitante o llamando a sus clientes y decidiremos teniendo toda la información posible en nuestras manos.

  • Hacer un RFP no es un coste añadido, es un ahorro a futuro.
  • Hacer un RFP garantiza comparar proveedores en igualdad de condiciones.
  • Hacer un RFP permite explorar solución mixta
  • Hacer un RFP hace el proceso de selección de ERP mucho más fácil para todos.