Te ayudamos a elegir el software informático idóneo para tu empresa
Sabemos que el momento de escoger herramientas informáticas de apoyo para tu organización es un momento crucial en la vida de toda empresa. Por este motivo, Infoself Group pone a tu disposición a profesionales cualificados y con una larga experiencia en el sector para que te acompañen y te asesoren en todas las fases del proceso.
Desde Infoself Group te asesoramos y te acompañamos durante la implantación de cualquier software informático
¿Qué son las consultorías para obtener un RFP?
Son jornadas de trabajo que realizan nuestros consultores especializados, donde analizan los circuitos de gestión en la empresa así como los procedimientos que se siguen en las diferentes áreas a fin de optimizarlos documentarlos. Estas consultorías se realizan en las dependencias del cliente con el fin de obtener los requerimientos que debe cumplir la solución informática (RFP).
¿Cuál es su objetivo?
El objetivo de esta consultoría, a pesar de que muchos empresarios crean lo contrario, es un ahorro significativo de los costes humanos a la hora de realizar la elección de una herramienta. Dispondrá de una documentación a entregar a los distintos fabricantes de un software donde se explica el funcionamiento de la empresa, así como sus procesos críticos. El impacto conseguido es muy positivo, ya que tanto las demostraciones como los presupuestos de los fabricantes se adaptan a las necesidades documentadas en el RFP sin posibilidad de omitir requisito imprescindible.
Dónde está el ahorro?
Supongamos que queremos cambiar de ERP y para realizar este cambio llamamos a cuatro fabricantes. Al mismo tiempo, implicamos a los responsables de los departamentos clave en nuestra empresa que podrían ser: compras, ventas, contabilidad y producción. Cuatro fabricantes implicará que haremos frente a: cuatro primeras visitas, cuatro demostraciones de producto, cuatro presupuestos distintos, decenas de llamadas entre la demostración y la presentación de la oferta para resolver dudas además del correspondiente intercambio de correos electrónicos. Posteriormente, cuatro presentaciones de ofertas y atención a las llamadas y correos para el cierre de la operación.
Si cuantificamos todo este proceso, comprobaremos que la inversión de horas de los usuarios clave que deben estar en el proceso de validación y valoración es muy alto. El coste de oportunidad de cada trabajador que está en el proceso es muy valioso como para invertirlo en ese proceso, que además nunca responderá a una homogeneidad en los criterios valorados.
Si externalizamos este proceso, se garantiza el éxito de la elección de una solución informática, al tiempo que se reduce muchísimo el tiempo de implementación por parte del fabricante, para que el integrador, conocerá desde el principio a que se enfrenta y cuáles son los requerimientos que debe cumplir y por los que el valorarán.
Finalmente el integrador será capaz de dimensionar la partida de servicios de forma más acertada, obteniendo finalmente un proyecto con los costes controlados y sin sorpresas.
En resumen el ROI obtenido es óptimo.
¿Cómo funciona?
Ahora imaginemos que contratamos 40 horas de un consultor especialista en ERP para realizar un RFP.
Este consultor hará una primera reunión de briefing con todo el equipo y después pasará y estará unas horas con los responsables de cada departamento. Tomará decisiones y pedirá información sobre procedimientos habituales, críticos y excepcionales y los documentará.
Una vez realizada la documentación, la enviará a cada uno de los responsables para que revise su parte y dé su consentimiento. Una vez validado y aceptado el RFP, el consultor, en función de su experiencia y el conocimiento del mercado elegirá tres soluciones que cumplan con las especificaciones y los enviará el documento para que preparen demostración, acuerdo al que se necesita.
Los tres fabricantes harán la demostración de producto partiendo de la misma información y su interlocutor siempre será el consultor, no el cliente.
Hemos visto las tres demos y es hora de dejar una. De las tres escogeremos la que menos encaje y la descartaremos según un sistema de puntuación aceptado y ponderando los aspectos más relevantes.
Los dos finalistas les invitaremos a que envíen su mejor oferta y los pediremos referencias para poder contrastar su eficiencia y experiencia. Las visitas y / o contacto con las referencias las hará el consultor con coordinación con el cliente, nunca con el fabricante.
En caso de que alguna solución tenga una carencia y haya que ir a buscar una solución vertical alternativa externa integrada con el ERP, será trabajo del consultor proponerlo ya que el fabricante nunca hace este ejercicio (cuando hablamos de módulos complementarios al ERP como SGA , CRM, ERP, etc .. se dan estas casuísticas mixtas donde el consultor "neutral" nos da más garantías de que el fabricante del ERP)
El cliente ahora tiene todas las herramientas para poder decidir cuál de los dos finalistas llevará a cabo el proyecto.
Conclusiones
En resumen, se trata de hacer un ejercicio de mirar hacia dentro, analizar los procesos y procedimientos de la empresa y documentarlos. Haremos que todas las demostraciones de producto y ofertas sean homogéneas. Contrastamos la experiencia del fabricante, visitante o llamando a sus clientes y decidiremos teniendo toda la información posible en nuestras manos.
- Hacer un RFP no es un coste añadido, es un ahorro a futuro.
- Hacer un RFP garantiza comparar proveedores en igualdad de condiciones.
- Hacer un RFP permite explorar solución mixta
- Hacer un RFP hace el proceso de selección de ERP mucho más fácil para todos.